Wer als Einzelkämpfer oder Kleinunternehmen agiert, kennt das Problem. Man möchte seinen Kunden gerne besten Service bieten, aber andere Termine, Urlaub oder einfach nur die Mittagspause schränken die Erreichbarkeit ein. So kann es recht unangenehm sein, einem Kunden zu erklären, dass man Mittagessen war, als er einen dringend gebraucht hat. Es kann aber auch ernsthafte Unzufriedenheit beim Kunden entstehen. Und das wiederum ist nicht gut für die Kundenbeziehung.
Grund genug für uns, das Thema einmal näher zu betrachten und die besten Lösungen aufzuzeigen. Wie kann man für seine Kunden möglichst gut erreichbar bleiben und hält ein hohes Serviceniveau, ohne sich aufzureiben und auf Urlaub und Pausen zu verzichten?
- Eine Telefonnummer für alle Fälle: Bleiben Sie unter einer Nummer erreichbar. Wenn Sie unterwegs sind, stellen Sie Ihre Festnetznummer auf Ihr Mobiltelefon um. Muten Sie Ihren Kunden möglichst nicht zu, es je nach Tageszeit oder Umständen mit verschiedenen Nummern zu probieren.
- Klare Ansage: Wenn Sie einmal nicht erreichbar sind, informieren Sie Ihre Kunden entsprechend. Bei längeren Abwesenheiten (z.B. Urlaub) auf jeden Fall im voraus, wenn Sie kurzfristig nicht erreichbar sind, besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter, am besten individuell. (“Guten Tag, wir sind heute bis 16 Uhr bei einer Fortbildung – wenn Sie uns eine Nachricht hinterlassen, rufen wir Sie gerne heute noch zurück.”) Wichtig: Informieren Sie nicht nur über die Abwesenheit. Geben Sie Ihren Kunden auch Lösungen an die Hand, z.B. wann Sie wieder erreichbar sind bzw. wann Sie zurückrufen können. Bei längerer Abwesenheit sind ggf. auch Kontaktdaten einer Vertretung hilfreich. Denken Sie daran: Auch wenn es manchmal schwer fällt, es geht darum, Ihren Kunden ein positives Dienstleistungserlebnis zu vermitteln. Aus Kundensicht ist Ihr berechtigtes Bedürfnis nach Auszeiten nicht so wichtig.
- Bürogemeinschaft mit gegenseitiger Vertretung: Wenn Sie als Einzelunternehmen in einer Bürogemeinschaft tätig sind, vertreten Sie sich gegenseitig am Telefon. Ganz wichtig bei Bürogemeinschaften: Stets mit dem Namen des Unternehmens melden, das angerufen wird (auch wenn es sich komisch anfühlt, einmal als Firma Meier und das nächste Mal als Unternehmen Müller ans Telefon zu gehen). Außerdem sollten Sie verbindliche Standards für alle festlegen: Wie meldet man sich, wie werden anrufen dokumentiert, dürfen bei Bedarf Mobilnummern weitergegeben werden, etc.?
- Büroservice-Dienstleister: Spezialisierte Dienstleister bieten zu relativ überschaubaren Kosten alle Services, die man als kleineres Unternehmen benötigt. Vom Rund-um-die-Uhr-Telefonsekretariat über Postdienste und repräsentative Geschäftsadressen bis hin zum voll ausgestatteten Büro auf Zeit (z.B. www.ebuero.de). Aber: nicht alles Dienstleister sind wirklich professionell. Wenn Sie sich für einen solchen Service entscheiden, bitten Sie einen Freund, Testanrufe durchzuführen. Wenn die nicht zufriedenstellend verlaufen, zögern Sie nicht, den Anbieter zu wechseln.








